Wydawanie odpisów aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu

Wymagane dokumenty

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego bez względu na miejsce sporządzenia i przechowywania aktów na zasadach określonych  w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

1. Do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego uprawnieni są:

  • osoba, której akt dotyczy,

  • wstępni, zstępni, rodzeństwo, małżonek, przedstawiciel ustawowy, opiekun,

  • sąd,

  • prokurator,

  • organy administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań,

  • osoby, które wykażą interes prawny,

  • organizacje społeczne, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny,

Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika.

Pełnomocnik dołącza do kompletu dokumentów oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia, a ponadto musi być zaopatrzone w datę i podpis mocodawcy. Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

  1. Wymagane dokumenty:

Uzyskanie każdego z zamawianych dokumentów wymaga złożenia odrębnego wniosku.

  • pisemny wniosek winien zawierać: dane wnioskodawcy  tj. imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz ewentualnie numer telefonu kontaktowego, adres e-mail, imię i nazwisko osoby, której dotyczy akt (w przypadku zamawiania odpisu aktu urodzenia - nazwisko rodowe), datę zdarzenia, które akt potwierdza oraz miejsce zdarzenia (nazwę miejscowości, z ewentualnym wskazaniem gminy czy województwa), nr PESEL, adres zameldowania, nr i serię dowodu osobistego, jeśli są wnioskodawcy znane. Dodatkowo w odniesieniu do aktów odtworzonych i dokumentów wpisanych do polskich ksiąg stanu cywilnego - datę i miejsce odtworzenia lub wpisu. Dokumenty podlegają opłacie skarbowej. Ustawa o opłacie skarbowej przewiduje jednak szereg zwolnień i wyłączeń z tej opłaty ze względu na rodzaje spraw, w których dokumenty mają zostać wykorzystane. We wniosku należy wskazać cel wydania dokumentu, jeśli dokument ma być zwolniony z opłaty skarbowej.  Wniosek należy podpisać.

  • Tożsamość osoby składającej wniosek stwierdzana jest na podstawie ważnego dokumentu tożsamości. Dokumentem tożsamości jest dowód osobisty lub paszport.

Miejsce złożenia dokumentów

 1.  Urząd Stanu Cywilnego w Kobylinie – biuro nr 8.

Opłaty

 1.  Opłaty:

  • odpis skrócony - 22 zł

  • wielojęzyczny odpis skrócony - 22 zł

  • odpis zupełny - 33 zł

  • pełnomocnictwo - 17 zł, chyba że istnieje podstawa do zwolnienia dokumentu z opłaty skarbowej tj. jeśli pełnomocnictwa udzielono małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu.

2.Opłatę za wydanie dokumentów należy uiszczać na rachunek :

39 8410 1039 0000 0475 2000 0001

W przypadku składania wniosku osobiście opłatę można uiścić w Kasie w Urzędzie Miejskim w Kobylinie. Opłaty skarbowej nie należy uiszczać przed złożeniem podania - dotyczy wniosków o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego składanych osobiście.

Jednostka odpowiedzialna

Urząd Stanu Cywilnego
w Kobylinie

Żaneta Golinska, tel. 65 548-24-01 wew.25

Anna Janura, tel. 65 548-24-01 wew.25

Tryb odwoławczy

Nie przysługuje

Termin załatwienia sprawy:

 1. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego z ksiąg przechowywanych w tutejszym urzędzie następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie do 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

2. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego z ksiąg przechowywanych w innych urzędach stanu cywilnego następuje, po przeniesieniu aktu do rejestru przez dany urząd, w terminie do 10 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

 W sytuacji, gdy podanie nie spełnia wymogów określonych w przepisach prawa, przeprowadzane jest postępowanie wyjaśniające. Odpis aktu stanu cywilnego przesyłany jest po jego pozytywnym zakończeniu.

Podstawa prawna

  • Art. 44, 45, 125 ust. 3 i 4 oraz 130 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2016 roku, poz. 2064),

  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r., poz. 1827 ),

  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1257),

  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187, poz. 1330).